Las empresas, instituciones, el ser humano, ha organizado eventos físicos toda su vida y hoy, sin este recurso de comunicación esencial, recurre lógicamente al plan B, la comunicación online. Y lo suele hacer partiendo de su idea de lo que es un evento e intentando replicar esto al mundo digital. ¿Tiene sentido, esto? Como lo veremos, en algunos casos sí, pero en general poco. Al pasar online, cambiamos de idioma, de marco de referencia, de relación con el tiempo y el espacio. Sería mejor dejar de pensar en “evento online” (sí, Paula, tienes razón…) y pensar en comunicación online.

Olvidar la puesta en escena. He visto eventos online donde el fondo de la imagen recreaba una escenografía impresionante y os puedo garantizar que nadie en el público ha dicho “oh, qué escenografía más bonita”. No: si el ponente está en su casa, no se puede pretender que esté en el Madison Square Garden; huele a falso, y casi es contraproducente, recordando que seguro, NO estábamos en un evento sino en otro entorno de comunicación pero no lo queríamos aceptar. Así que olvida recrear un centro de convenciones. Cuida el fondo escénico, quizás se puede poner una imagen de fondo a nivel decorativo pero no pretender que el ponente está en Dubai.

La navegación online y en un evento, son muy diferentes. Desde el primer día, las ferias virtuales han creado un pabellón con sus pasillos por los que paseabas con tu ratón, decidiendo en todo momento si girar a la derecha o izquierda. Problema: pasear por una feria es fácil y natural, decidir con tu ratón adónde vas a ir en un espacio virtual no lo es. Y aquí además, jugamos con desventaja: el mundo online ha analizado de sobras el concepto de navegación. No intentemos traer el nuestro basado en la orientación física, en otro donde nuestro asistente ya pasa mucho más tiempo que en eventos. Aprendamos cómo adaptar la navegación online a nuestros objetivos de comunicación del evento, adónde queremos que la gente vaya, qué tipos de información pueden estar buscando, etc. En esto tenemos un asunto pendiente: saber aplicar la navegación online a un contexto de evento efímero.

La relación entre asistentes es tan importante, pero más difícil. Es sin duda el asunto pendiente de los eventos online: que toda esta gente que comparte el contenido puedan relacionarse. Seguimos siendo espectadores pasivos, y no es porque ponemos un mensaje en el chat que de repente formamos parte del evento. Además se sabe que el motivo número 1 para asistir a eventos es el networking pero fracasamos en cumplir esto online. Y no tendría que ser imposible (¡el online dating triunfa!). Aquí también, recrear lo físico con avatars es algo que se puede intentar en el marco de un juego, pero que es una técnica de puesta en relación más dudosa que una buena utilización de los datos y de la información de cada uno para crear conexiones con sentido.

La gestión del tiempo es radicalmente diferente. Ya has pasado 6 horas en un evento o en una feria, pero te cuesta aguantar un webinar de 1 hora. Y en un evento físico, el asistente puede mirar discretamente su whatsapp (y no pasa nada) pero en uno virtual si el asistente desconecta, abre su mail y se pone a trabajar con esta música de fondo que es tu evento, le has perdido definitivamente. Entonces más que pensar cómo tomarás tu evento de 3 horas y lo pondrás online con poca modificación, piensa desde cero: qué quieres comunicar, qué momentos son los esenciales y cuáles serán opcionales; puedes incluso forzar que tal o cual parte de tu evento se limite a un vídeo que la gente podrá mirar con tranquilidad (con buen apoyo de email marketing después del evento para animarles a seguir el contenido, o incluso con gamificación para incitarles a seguir todo).

La atención del público es un reto considerable (¡más aún!). En relación con este punto del tiempo, tienes que obsesionarte con mantener la atención del público. Hacer que sea rápido, divertido, quitar lo superfluo o protocolario (no quieres que cada uno de tus 4 invitados haga un agradecimiento de 30 segundos a la organización…) son unas pistas. Pero la clave está probablemente en la guionización. Aprender del teatro, del mundo Netflix, de la televisión, tres mundos que piensan en cómo enganchar a su público, es algo que tendríamos que hacer. Escribiremos sobre este tema de guionizar para tener en cuenta al crear los próximos eventos…

Utiliza los pocos recursos que tenemos para mantener la atención: Decir a los participantes que utilicen el lenguaje corporal (aunque sea solo la parte superior) perite que sean más expresivos y orienten la atención del público o den ritmo a sus intervenciones. Cuidar mucho el tono, quizás forzando un poco este tema para enfatizar sus puntos.

Tomar su gran convención y decir que se hace online es un error, un riesgo de acabar con algo caótico donde los asistentes están en casa, poco comprometidos ante su pantalla. El evento se tiene que adaptar al entorno y códigos de comunicación: online es diferente del mundo real. Se pueden hacer mil cosas online (¡y medirlas!) pero no intentemos copiar y pegar el evento físico.

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