Organizar un evento no es una tarea sencilla. Si te ha tocado ser la persona encargada de dar una fiesta sorpresa, de organizar un viaje en grupo o regalar un viaje sorpresa te habrás dado cuenta de lo que cuesta que todo salga bien. Ocurre lo mismo con los eventos profesionales y la responsabilidad suele recaer en el perfil del planificador de eventos.

Entre las funciones de un organizador de eventos no solo se encuentra la programación previa, sino que debe estar pendiente antes, durante y después del evento. Hoy nos hemos preguntado cuáles deben ser las características de un planificador de eventos y cuáles son sus principales funciones.

Equipo organizativo
Equipo organizativo

Perfil de un organizador de eventos

No todo el mundo sirve para organizar un evento, ya sea profesional o entre amigos. Hay que tener ciertas dotes de comunicación, organización y gestión con las que es necesario contar para poder controlar que todo esté en orden y salgan las cosas de forma correcta.

El perfil de un organizador de eventos termina siendo una amalgama de cualidades y aptitudes variadas para lograr desempeñar diversas tareas a la vez. ¿Quieres saber qué habilidades de un organizador de eventos son las ideales?

  • CONTAR CON CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN

Es posiblemente una de las claves principales de un buen planificador de eventos. Ser capaz de organizar el evento, planificarlo y programar todo lo que tenga que ver con él. No solo es importante saber cómo hacerlo, también cómo dirigirlo, ya que la situación va a depender de varios equipos que van a trabajar de forma simultánea y será el organizador quien dirija a todo el personal.

Saber coordinar todo lo que ocurre antes, durante y después del evento va a ser una de las tareas del organizador de eventos, por lo que tenerlo todo bajo control será importante. En este caso no bastará con ser una persona sea desorganizada, olvidadiza o prefiera el rol secundario de acatar las órdenes.

  • SER BUEN COMUNICADOR

De la misma manera que hay que saber organizarse y organizar, la forma de decir las cosas tiene un papel fundamental a la hora de planificar un evento. Por eso, ser un buen comunicador será uno de los factores que faciliten la tarea.

Una de las cualidades más importantes de un buen planificador de eventos es saber plasmar lo que solicita el cliente. Por eso, ser capaz de escuchar con detalle y poder expresar su deseo al resto del equipo para llevarlo a cabo y hacerlo realidad, va a ser fundamental.

  • POSEER UNA MENTE CREATIVA

Para organizar un evento original, hay que ser creativo. No nos cabe ninguna duda. Imagina que quieres crear un evento ligado a los espectáculos flamencos en Sevilla. La diversión está asegurada, pero tendrás que darle una vuelta para que lo diferencie de otros eventos, como por ejemplo, realizarlo en un taller de trajes flamencos y que uno de los puestos sea aprender a coser los volantes de la parte inferior de los vestidos. Seguro que los asistentes disfrutarán como niños participando en el proceso.

Este tipo de actividades distintas le darán el toque especial que necesita el evento para que sea perfecto.

Proceso de planificación del evento
Proceso de planificación del evento
  • GOZAR DE DOTES SOCIALES

Tener una buena relación con el resto del staff, una comunicación constante  con el cliente y crear un buen ambiente de trabajo es la clave. El planificador de eventos tiene que ser capaz de ejercer de relaciones públicas del propio acontecimiento. Es conveniente que un buen organizador sepa entablar cierta afinidad con todos los implicados.

Con esto, el éxito del evento está algo más asegurado, ya que con un buen ambiente de trabajo siempre se consigue más.

  • DISPONIBILIDAD PARA  VIAJAR Y SER FLEXIBLE

Los eventos pueden producirse en la propia ciudad donde vive el organizador, y por norma general, los clientes van a buscar un planificador que conozca la zona. No obstante, puede producirse que sea necesario viajar y estructurar las agendas para que el evento se produzca en otro punto de la geografía.

De esta manera, si el planificador de eventos está dispuesto a viajar y tiene flexibilidad horaria y de ubicación, ganará muchos puntos. Es preciso saber adaptarse a las situaciones y los contratiempos surgidos, ya sea previamente, durante el evento o cuando este haya finalizado.

Funciones de un planificador de eventos

Con todas estas cualidades, las funciones de un organizador de eventos resultarán mucho más sencillas de ejecutar. Entre ellas, como hemos ido comentando a lo largo del artículo, hay que tener todo bajo control antes, durante y después del evento y saber gestionar los recursos disponibles para cada una de las situaciones.

Repasamos cuáles son las tareas principales de todo organizador de eventos, imprescindibles para cualquier tipo de situación.

  • PLANIFICAR EL EVENTO

Es una de las tareas previas que no hay que olvidar. Con la idea del cliente y los recursos de los que se dispone, tendrás que poner sobre la mesa todas las opciones y elegir cuál es la mejor. De las cosas a tener en cuenta, hay que elegir el lugar idóneo, la decoración adecuada, la música perfecta para crear ambiente, la comida necesaria para los invitados que habrá en el evento, la cantidad de trabajadores que se necesitará para llevarlo a cabo…

No son pocas cosas, hay que tener paciencia, claridad mental y encontrar los pros y los contras de cada opción hasta encontrar la mejor alternativa. Puede que tengas que organizar algún tipo de evento en hoteles, una increíble fiesta de cumpleaños, un desfile de moda o un concierto. Piensa bien cómo es el cliente, el público objetivo y baraja todas tus posibilidades.

  • CREAR UN PLAN DE MARKETING Y COMUNICACIÓN

Una vez hayas plasmado la idea sobre el papel y encontrado la mejor manera de llevar a cabo el evento, es el momento de comunicarlo y llevarlo a cabo. Primer paso, hablar con el cliente para expresar el plan y ver si encaja con su propósito. Si no tiene objeciones, lo siguiente será comenzar a organizar.

Para que todo quede bien cerrado y sin escollos, tendrás que ser capaz de comunicar la idea con todo lujo de detalles. De ahí la importancia de que una de las cualidades importantes de un perfil de un organizador de eventos sea el tener dotes de comunicación.

No solo hay que comenzar con la comunicación interna, si no que tendrás que desarrollar un plan de comunicación externo para que los medios se hagan eco, así como los asistentes. De la misma manera, tendrás que realizar un plan de marketing para conseguir patrocinadores para el evento.

  • COORDINAR Y GESTIONAR AL EQUIPO

Con todo en marcha, un organizador de eventos necesita ser capaz de dirigir al equipo que tiene a su entera disposición: staff, proveedores, invitados… Van a ser muchos frentes abiertos a la vez, por lo que es necesario que mantengas la calma y sepas gestionar varios recursos.

Las habilidades de dirección y coordinación van a permitir que puedas lidiar con perfiles muy dispares de todo el equipo que has formado para llevar a cabo el evento. No solo eso, también tendrás que tener en mente los recursos disponibles que no sean humanos. Es decir, los elementos tecnológicos, la comida, los recursos económicos… Todo cuenta y es necesario que todo salga tal y como estaba previsto.

Trabajo en equipo
Trabajo en equipo
  • SUPERVISIÓN DEL EVENTO

Una vez el evento haya dado inicio, no es momento de disfrutar y pasárselo bien. Un organizador de eventos está alerta en todo momento durante esa jornada, ya que hay que asegurarse de que si surge cualquier imprevisto que se pueda solucionar con la mayor celeridad. Tendrás que estar controlando que los distintos momentos del evento siguen su curso y saber afrontar problemas cuando surjan.

Si el evento está llegando a su fin y no ha habido ningún contratiempo, será el momento de relajar los hombros, dejar a un lado el planning y disfrutar un poco de tu obra maestra. ¡Buen trabajo!

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