Haz que tus eventos corporativos sean exitosos

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Haz que tus eventos corporativos sean exitosos

Reuniones, congresos, talleres o conmemoraciones. No importa la ocasión, un evento corporativo tiene que marcar positivamente a los clientes o funcionarios. Pensando en eso, ejecutivos de Mali, productora empresarial de origen brasileño, elaboraron una mini guía con seis consejos para que el encuentro organizado por la empresa rienda los frutos esperados.

1. Diálogo entre RRHH y los participantes: Es escencial que los trabajadores a cargo del evento conozcan quién participará de éste. “Es importante entender al público objetivo”, explica João Paulo Pitta, socio de Mali al lado de Mariana Moura y Danielle Rampazzo. De lo contrario, se corre el riesgo de ofrecer una programación que no interese, por ejemplo, una larga conferencia para la Generación Y.

2. Comisión democrática. El desarrollo de todas las áreas que se beneficiarán del evento es muy importante. Para eso, lo ideal es crear una comisión con un representante de cada sector participante. Estas personas pueden dar sugerencias y hablar de sus expectativas, junto con sentirse incluidas en el proceso de planificación. En ese momento, el papel de los productores es orientar a la discusión, rechazar y aceptar ideas.

3. Transformar el evento en experiencia. Clases de circo, la creación de una escuela de samba y hasta hipnosis colectiva. Todas estas son formas innovadoras que la productora Malo lleva a cabo en los eventos corporativos. “Al transformar el encuentro en un momento lúdico, el equipo se une más y aumenta el compromiso con la empresa”, comenta Mariana Moura. Para ella, la práctica despierta sentimientos nuevos y puede cambiar hábitos.

4. Oportunidades para encuentros. Una de las cosas más interesantes de los eventos corporativos es permitir el encuentro entre colegas que no se conocen personalmente. Por eso, es importante dedidcar una parte de la programación para este fin, especialmente para que representantes o funcionarios de otros Estados puedan ser presentados a sus superiores. “El trabajador se siente reconocido”, dice Pitta.

5. Utilizar tecnología. Las innovaciones tecnológicas son aliadasa la hora de pensar en el evento corporativo. Aplicaciones específicas creadas para la ocasión, por ejemplo, ayudan a mantener a todos informados sobre la programación y permiten recoletar datos de los participantes, como medidas para la ropa, restricciones alimentarias, entre otro, además de ser útiles para compartir fotos del encuentro. Esos recursos también muestran que la empresa está preparada para el futuro.

6. Dando continuidad. Los objetivos y temas debatidos en el evento no pueden ser olvidados, para que sean realizados. “Para garantizar la eficiencia de un encuentro o taller, es necesario planificar cómo los trabajadores aplicarán lo que se discutió, por ejemplo”, afirma Moura. Paulo Pitta complementa que “si esto entra en el presupuesto previsto tiene que ser estimado no sólo para el día del evento, pero por todo lo que implica, tanto antes como después”.


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10 TIPS PARA ORGANIZAR TU EVENTO

Hoy vamos a compartir 10 consejos que no debes olvidar para organizarte mejor y que tu fiesta o evento sea todo un éxito. No importa si hablamos de grandes eventos de empresas, cumpleaños, reuniones de amigos, aniversarios, bautizos…

 

  1. Lo importante es ser original, que tu fiesta tenga ese “algo” diferente que asombre. Crea una experiencia. Ponerle una temática suele funcionar.
  2. Asistentes. Debes pensar quien asistirá a tu fiesta o evento porque en relación a ello pensaras las invitaciones, los detalles que se llevaran, el menú, etc.
  3. Organizar el evento con tiempo. Siempre nos agarran las prisas y cuando caemos en lo que queríamos contratar, ya está ocupado o no nos da tiempo a llamar a varios proveedores para comparar presupuesto. Hacer una planificación con tiempo, nos ayudará a optimizar el presupuesto. (Si es el caso, no olvides contratar catering, animación infantil, castillo hinchable, mesas y sillas, un local, reservar en algún restaurante, etc.)
  4. Tener pensado un presupuesto. Si vamos comprando, reservando y contratando sin pensar, al final hacemos cuentas y nos llevamos una sorpresa antes de la fiesta. Lo ideal es cerrar un presupuesto para nosotros mismos e intentar no salir de ahí. Apuntando todos los gastos y llevándolos al día.
  5. Elección del lugar. Es importante tener en cuenta varios factores, cuántos somos (para saber dónde estaremos a gusto y no apretados), qué tiempo hace (importante si queremos planear algo al aire libre), si es una fecha señalada, por ejemplo época de comuniones o San Valentín, prever para reservar.
  6. Piensa en unas invitaciones originales (puedes hacerlas tú, ahorrando algo del presupuesto)
  7. Si es una fiesta con varias personas que no se conocen, estate atento de presentarles, comenzar tú las conversaciones indicando algo que tengan en común, por ejemplo.
  8. Como buen anfitrión, debes saludar y despedir a todos los invitados.
  9. Si te apetece, puedes pensar algún detalle que los invitados se lleven de recuerdo al finalizar el evento. Algo personal, siempre gusta más. No hace falta que sea una boda o un bautizo, en una reunión de amigos o familiares podemos dar algún obsequio a la despedida, una foto con algún mensaje personal, por ejemplo.
  10. Para ahorrar un poco más: decora el espacio tú mismo/a con toques sencillos como globos, pegatinas en las paredes, manualidades hechas por ti, ofrece un buffet, está muy de moda en todo tipo de evento y notarás la diferencia en tu bolsillo, prepara un photocall casero, en un pequeño espacio de la casa, del jardín o del local, decóralo y pon una caja de disfraces al lado, la gente se hará fotos, interactuarán y se lo pasarán genial. Crea y organiza tú los juegos y animaciones (para grandes y pequeños)

Estos son 10 tips infalibles para un gran (por calidad no por cantidad) evento o fiesta. Organizar un evento conlleva mucho esfuerzo y trabajo, espero que estos tips os ayuden a hacer el proceso un poco más fácil.


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